Nyt koronakriisin aikana organisaatiot joutuvat punnitsemaan viestintäkapasiteettinsa tehoa ja riittävyyttä. Hyvin toimiva sisäinen viestintä ja sitä varten rakennettu tehokas ja tavoittava infrastruktuuri ovat avainasemassa, kun poikkeustilanne myllää arkeamme uusiksi. Kriisi jaottelee jyvät akanoista: ne yritykset, joiden viestintä toimii ja joilla on esteettömästi toimivat ja tavoittavat viestintäkanavat selviävät todennäköisesti muita paremmin vaikeiden aikojen läpi.
Viestinnän merkitys ei kuitenkaan ole sen vähäisempi akuutin kriisin jälkeen. Jossakin vaiheessa, kun korona suo, alkaa elpyminen ja pääsemme palaamaan takaisin työpaikoillemme. Kriisin yli selvinneet yritykset ovat saaneet matkan varrella vähintäänkin syviä kolhuja. Työntekijät ovat olleet mahdollisesti lomautettuina ja/tai joutuneet elämään jatkuvassa taloudellisessa ja henkisessä epävarmuudessa. Moni on sairastanut, osa pahimmassa skenaariossa kokenut menetyksen.
Organisaation sisäisen viestinnän merkitys tulee kasvamaan kahdesta toisiaan ruokkivasta näkökulmasta: 1) hyvin toimiva sisäinen viestintä tukee kriisin kolhimaa työyhteisöä jaksamaan ja vetämään yhtä köyttä entistä lujemmin, 2) hyvin voiva ja viestivä työyhteisö toimii tehokkaasti yhteen, mikä näkyy positiivisina lukuina liiketoiminnassa. Liiketoiminnan kasvu luo puolestaan henkistä turvaa epävarman ajanjakson jälkeen.
Sisäisen viestinnän esteet ja hidasteet
Hyvin toimiva sisäinen viestintä vaatii ennen kaikkea yrityksen arvojen ja strategian jalkauttamista jokapäiväisen viestinnän peruspilareiksi. Ei liene kaukaa haettua väittää, että valtaosa yrityksistä nimeää tavalla tai toisella avoimuuden, tehokkuuden ja esteettömyyden viestintänsä kulmakiviksi. Strategiasta on kuitenkin pitkä matka käytäntöön. Kriisin aikaisen ja jälkeisen ajan sisäisessä viestinnässä erityisen tärkeää on, että ydinviestit tavoittavat ihmiset oikea-aikaisesti. Mitä isompi ja hajautuneempi organisaatio on, sitä tärkeämmäksi oikea-aikaisuus muodostuu.
Jos ydinviestit juuttuvat ja viipyilevät, voi vika olla tiukkaan juurtuneissa käytänteissä, jotka eivät taivu tilanteen vaatimalla tavalla. Välineistö ja kanavat voivat olla puutteellisia tai ydinviestien saavuttavuuden näkökulmasta viestintää liiaksi pirstaloivia. Mutta kuvittele jos työpaikalla saisi tärkeimmät viestit useista sisäisistä tietojärjestelmistä ja vuorovaikutuksellisista kanavista älykkäästi, vaivattomasti ja oikea-aikaisesti henkilökunnan nähtäville. Ja ydinviestien lisäksi kohdistettua myös toimipaikkakohtaisesti juuri heille oleelliset viestit.
Digitaalinen näyttöviestintä ja integraatiot avuksi
Digitaalinen näyttöviestintä voidaan valjastaa sisäisen viestinnän kanavaksi, joka kokoaa organisaation tärkeimmät viestit ja esittää ne oikea-aikaisesti jokaisella halutulla toimipaikalla, vaikka ympäri maailman. Kampanjanhallintajärjestelmä (Lue lisää BCN Digital Signage –järjestelmästämme), jolla näytöillä esitettävää sisältöä hallinnoidaan, tarjoaa mahdollisuuden kanavoida ja ajastaa viestintää helposti. Ajastamalla viestit saadaan näytöille oikea-aikaisesti ja kanavoinnilla kohdistettua juuri sinne, minne halutaan.
Ydinviestien saavuttavuus nousee, kun intran uumeniin muutoin helposti hautautuvat viestit saadaan näyttöjen avulla näkyviin. Kampanjanhallintajärjestelmän automatisoidut sisältöpohat, eli templatet toimivat juuri tällaisten viestien näyttämiseen. Template voidaan suunnitella näyttämään graafisesti organisaation brändin mukaiselta ja sillä esitettävät sisällöt voidaan hakea suoraan syötteenä halutusta kohteesta – esimerkiksi yrityksen intrasta tai sosiaalisen median syötteistä. Yksinkertaisimmillaan sisällöt voidaan nostaa näytöille suoraan urlia käyttäen. Näillä tavoilla varmistetaan, että tärkeät tiedot saavuttavat henkilökunnan mahdollisimman laajasti. Ydinviestien näkymisen näytöillä ei tarvitse lisätä näin ollen kenenkään työmäärää, kun integraatiot suunnitellaan ja toteutetaan alusta alkaen tehokkaiksi.
Näytöille voidaan tuoda myös säätietoja, uutissyötteitä, lounaslistoja ja julkisen liikenteen aikataulutietoja. Hieman toimialasta riippuen näytöillä voidaan myös esittää työn edistymiseen liittyvää tietoa. Esimerkiksi teollisuudessa voidaan tuoda esiin erilaisia tavoite-ja tuotantolukuja. Ja näidenkin tietojen esittämiseen template ja integraatiot sopivat erityisen hyvin.
Näyttöviestintä on todettu tehokkaaksi myös erikoistilanteiden viestinnässä. Esimerkiksi palohälytyksen tai muun akuutteja toimia vaativien tilanteiden ohjeet voidaan laukaista näytöille joko integroimalla suoraan hälytysjärjestelmiin tai käyttää laukaisimena trigger-toimintoa, joka voi olla esimerkiksi fyysinen nappula valvomotiloissa. Painamalla nappia näytöt siirtyvät hälytystilaviestintään, joka syrjäyttää kaiken muun näytöille ajastetun sisällön.
Diginäytöillä tapahtuva viestintä ei tietenkään syrjäytä vuorovaikutusta, joka hyvin toimivana on jokaisen organisaation sisäisen viestinnän tärkein voimavara. Näytöt auttavat sen sijaan taklaamaan ydinviestien saavuttamisen, oikea-aikaisuuden ja hitauden problematiikkaa etenkin hajautetuissa työyhteisöissä. Näytöillä voidaan myös palvella omaa henkilökuntaa esittämällä juuri heille oleellista informaatiota, oli se sitten säätietoja, lounaslistoja tai jotain ihan muuta. Pääasia on, että kriisin läpi rämpinyt työyhteisö saa tarvitsemansa tiedot, voi hyvin ja löytää takaisin sellaisen tulevaisuuden kipinän, joka lisää sekä inhimillistä hyvinvointia että yrityksen kannattavuutta.
